الجزء الأول من تكوين سلسلة عمليات جيدة التحديد
ماذا لو زادت مبيعاتك من 100.000 دولار إلى 110.000 دولار في اليوم وزادت أرباحك من 10.000 دولار إلى 11.000 دولار - هل تحسنت بنسبة 10٪؟ الجواب قد يصدمك ...
لأن الجواب لا. لم يحدث أي تحسن. في الواقع ، تدهورت عمليتك. بالتأكيد ، زادت الإيرادات ، لكن هل هذا تحسن حقًا؟ دعونا نلقي نظرة على المشكلة في هذا الجدول.
دعونا نفحص السيناريو السابق واللاحق. لنفترض ، في الصورة السابقة ، أن لديك مبيعات بقيمة 100000 دولار ، وتكاليف ثابتة تبلغ 20000 دولار وتكاليف متغيرة تبلغ 70 ألف دولار. يبلغ إجمالي المصروفات 90 ألف دولار ، مما يمنحك ربحًا إجماليًا قدره 10 آلاف دولار. في الصورة التالية ، تزداد المبيعات إلى 110،000 دولار ، بينما ترتفع التكاليف المتغيرة إلى 77،000 دولار بالإضافة إلى 2،000 دولار في المصاريف الإضافية - والتي تمنحك مصاريف إجمالية قدرها 99،000 دولار وربح إجمالي قدره 11،000 دولار. في الصورة التالية ، تذكر مع ذلك ، أن التكاليف الثابتة ثابتة ، ولا تتغير بإيرادات إضافية. لذلك يجب أن تحصل على أكثر من 10٪ (11.8٪ على وجه الدقة) ربحًا من 10٪ نمو.
النفقات الإضافية تمنع تحسين العملية
هنا لدينا السيناريو قبل وبعد. يمكنك أن ترى أن التكاليف الثابتة ثابتة ، ولا تتغير مع الإيرادات الإضافية. لذلك يجب أن تحصل على أكثر من 10٪ (11.8٪ على وجه الدقة) ربحًا من 10٪ نمو.
ولاحظ أنه من أجل الحفاظ على ربح بنسبة 10٪ ، يتعين علينا إنفاق 2000 دولار في نفقات إضافية. تمثل هذه النفقات الإضافية أوجه القصور في العملية الخاصة بك. قد تكون هذه النفقات عبارة عن خصومات على المبيعات أو السفر أو العمل الإضافي أو أي شيء آخر. الأسماء لا تهم حقًا. المهم هو أننا لا نتحسن.
تطور العملية يتيح التحسين
ينتج التحسين من تطور العملية ، وليس من زيادة الحجم. ماهو الفرق؟ يزداد الحجم عندما نوظف شخصًا آخر ، أو نزيد النفقات ، أو نشتري المزيد من الأصول من أجل الحصول على المزيد من الأعمال أو تقديم الخدمة لها. يحدث تطور العملية عندما نغير العملية ونتيجة لذلك يمكن أن يطلق السعة المخفية ويخدم المزيد من الأعمال دون إضافة أي تكاليف - وهذا شكل من أشكال الكفاءة. يمكنك قياس الكفاءة باستخدام الصيغة:
الكفاءة = الناتج / التكاليف
لكن تطور العملية يدور حول أكثر من مجرد تغيير التكاليف. يتعلق الأمر بتغيير الوقت وزيادة سرعة العملية والحصول على المزيد من الإنتاج من التكاليف التي لديك بالفعل. خفض التكاليف ، في حد ذاته ، لا يطور عملية. في الواقع ، يمكن أن يؤدي تقليل التكاليف ، دون الفهم الصحيح لكيفية ارتباط هذه التكاليف بالعملية ، إلى تقليل تطور العملية (التفويض). لنراجع مثالاً ...
دراسة حالة للتدريب على خفض التكلفة والإجراءات
تقلل الشركة التكاليف عن طريق تبديل الموردين واستخدام مواد أرخص في عملية التصنيع الخاصة بهم. يسعد قسم المشتريات الآن أنهم يوفرون المال. بدأ المحصلة النهائية في الظهور بشكل أفضل مع زيادة الأرباح في البداية. وهذا حسن العملية ، أليس كذلك؟ نحن سوف...
ولكن بعد ذلك بدأت الشكاوى تتدفق من الميدان. المنتجات تتحلل بشكل أسرع. ترتفع تكاليف الدعم الفني ، ويبدأ العملاء في تقليل طلباتهم. لا تتبخر الأرباح فحسب ، بل تتبخر أيضًا النوايا الحسنة للعملاء. لتعويض هذا ، قد يكون رد فعلك الأول هو العودة إلى المورد القديم. هذا أسهل بكثير ويعمل على حل المشكلة الفورية ، لكنه لن يستعيد المبيعات المفقودة والعملاء والأضرار التي لحقت بسمعة الشركة.
لكن ، مرة أخرى ، تحتاج إلى التركيز على القضية الأكثر أهمية. هناك حد لمقدار التكاليف التي يمكن للمرء أن يخفضها في أي عملية - صفر. لا يمكنك تقليل التكاليف إلى ما دون الصفر. من ناحية أخرى ، لا يوجد حد لإمكانية العملية التي يمكننا تحقيقها. يتعلق تطور العملية بالبسط (المخرجات) ، وليس المقام (التكاليف) في معادلة الكفاءة أعلاه.
التغيير في تطور العملية = ناتج جديد / ناتج قديم
(على افتراض أن التكاليف ثابتة)
من خلال التركيز على تطور العملية بدلاً من التكاليف ، يمكننا الاستمرار في زيادة إنتاجنا إلى الأبد. علينا فقط التأكد من أن الناتج يزيد بشكل أسرع من التكاليف. ثم ما لدينا هو التحسين التدريجي. ولكن ما هو الإجراء الذي يمكن استخدامه لتحقيق ذلك؟
التدريب العملي
يتعلق الأمر بجمع التعليقات لتحديد الأولويات الصحيحة لعملية التغيير. أنت بحاجة إلى ملاحظات لدفع عملية التغيير. كلما حصلت على المزيد من التعليقات ، ستتمكن من تطوير عمليتك بشكل أفضل. لذلك دعونا نلقي نظرة على ما يجب أن تتضمنه عملية التغيير الخاصة بك.
سجلات الملاحظات مع تدوينات النقص
تحليل الاتجاه
عملية العمل التصحيحي ومعايير العمل
عملية التدقيق
عملية مراجعة الإدارة
ثم اسأل نفسك الأسئلة التالية حول عملية التغيير الخاصة بك:
هل تم إنشاء سجلات ملاحظات العملية؟
هل تم تحليل سجلات الملاحظات لأوجه القصور في العملية؟
هل يتم تحليل أوجه القصور للحصول على علامة إحصائية