الجزء الثالث من سلسلة من أربعة أجزاء
الجزء الأول: http://www.bizmanualz.com/articles/02-08-05_Process_Improvement.html؟src=ART83
الجزء الثاني: http://www.bizmanualz.com/articles/02-14-05_Core_Processes.html؟src=ART84
الأسبوع القادم: أدوات ستة سيجما
هل تعلم أنه يجب عليك دائمًا إنشاء خريطة عملية لكل إجراء أو نظام إجراءات تقوم بتطويره؟ وهل تعلم أن هذا ، مثل جدول المحتويات ، سيخلق تواصلًا أقوى وفهمًا أفضل في مؤسستك؟
كيف تفعل هذا؟
تحديد العمليات الأساسية
في المرة السابقة ، تابعنا مسار الأموال وحددنا العمليات الأساسية لنشاطك التجاري. ناقشنا أفضل مكان لبدء التغيير في إحدى تلك العمليات الأساسية. وقدمنا تقنية إنتاج خريطة العملية. لذلك في هذا الأسبوع ، دعنا نلقي نظرة إضافية على كيفية إنشاء خريطة عملية - ونرى كيف تخلق المعرفة لتفيدك أنت ومؤسستك.
استخدم خريطة العملية كأداة اتصال
خريطة العملية هي مخطط تدفق للعمليات الأولية داخل المنظمة. إنه يوضح لك تحديدًا من وما الذي يشارك في العملية ، بالإضافة إلى متطلبات هذه العملية لتكون فعالة. الهدف الأساسي هو استخدام الخريطة كأداة اتصال. هو إظهار تسلسل تفاعلات العناصر المشاركة في العملية. وهكذا يتم رسم خرائط العمليات واستخدامها من قبل المنظمات لتحقيق العديد من الفوائد:
زيادة فهم العملية
توضيح حدود العملية والملكية وتدابير الفعالية
تحديد تسلسل العملية
عزل العمليات الأساسية والعقبات وفرص التحسين
توضيح التفاعل بين العميل والمورد وعمليات الإدارة والعمليات
توفير أداة للتدريب والمناقشة
بمعنى آخر ، توضح خريطة العملية ما يحدث أولاً وثانيًا وثالثًا في العملية. يظهر ما يحدث في كل خطوة على طول الطريق. وقد تم رسم هذا في شكل رسوم بيانية لتسهيل التواصل والفهم.
يُظهر هذا النوع من الخرائط "الصورة الكبيرة" لما بين 10 إلى 20 عملية أساسية داخل المنظمة. توضح الخريطة أيضًا العناصر الحرجة داخل كل قسم وأهميته داخل النظام بأكمله. وهذه الأقسام ، أو النطاقات ، هي التي تربط العمليات ببعضها البعض وبالموردين والعملاء الخارجيين.
ربط الموردين والعملاء
على الرغم من وجود عدة طرق لرسم خريطة عملية ، إلا أن الرسم التخطيطي الأساسي يُبنى عادةً في أربعة نطاقات. وتربط هذه النطاقات الأربعة العملاء والعمليات الأولية والعمليات الثانوية والموردين معًا.
يمكنك تحسين الفعالية من خلال إظهار تفاصيل العملية. وأحيانًا تعلمنا بالطريقة الصعبة أن مرحلة تطوير مشروع أو عملية ما أغلى بكثير من مرحلة التخطيط. وهكذا من خلال التفكير في عملياتك وإتقانها مسبقًا ، فإنك تقلل من الهدر في وقت التطوير. باستخدام خريطة عملية مفصلة ، يمكنك تحديد وتقليل هذه النفايات أينما حدثت في العملية.
فيما يلي بعض النقاط الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء عملية رسم الخرائط:
تحديد العمليات الأساسية لدعم المهمة والأهداف
حدد كيفية إنشاء قيمة للعميل خلال العملية
تعيين مقاييس الملكية والأداء جنبا إلى جنب مع العملية
قم بإشراك الأشخاص في عملية رسم الخرائط لتحديد المشكلات والحلول
الآن ، دعنا نقسم خريطة العملية إلى أبعد من ذلك.
تحديد خطوات العملية
لقد قمنا للتو بتعريف خريطة عملية الصورة الكبيرة على أنها سلسلة من تفاعلات عمليات متعددة. تتكون هذه العمليات المتعددة من خطوات متعددة. كما ناقشنا ، الفوائد هي تحسين التواصل والفهم وتقليل الهدر. وهذا يوفر عرضًا رائعًا "للصورة الكبيرة" لعمليات مؤسستك. لكن…
عندما تذهب لكتابة إجراءات مؤسستك ، فإنك تحتاج إلى مزيد من التفاصيل. ستحتاج إلى طريقة لتحديد تسلسل التفاعلات لكل خطوة. ويمكنك القيام بذلك باستخدام خريطة الإجراءات. فيما يلي مثال لخريطة إجراء نموذجية:
باستخدام خريطة الإجراءات المُحسَّنة هذه ، يمكنك الاطلاع على الخطوات التي تدخل في عملية كفاءة المؤسسة ، بما في ذلك الموردين والعملاء لكل خطوة من هذه الخطوات. وهذا ما يسمى أيضًا طريقة SIPOC. تحدد هذه الطريقة موردي البيانات المحددة المستخدمة كمدخلات للعملية لإنشاء مخرجات للعميل. تمنحك الخريطة أيضًا معايير الفعالية والأداء لمالك (مالكي) هذه العملية. باستخدام معايير القياس هذه ، يمكنك تعيين علامة للتحسين المستمر للعملية.
وبالتالي ، من خلال إنشاء خريطة الإجراءات ، ستزيد من التواصل والفهم داخل مؤسستك. تصبح خرائط الإجراءات أداة قوية في التدريب ، إما لتعريف الموظفين الجدد بوظائفهم أو لزيادة الكفاءة والأداء مع الموظفين الحاليين.
التواصل وفهم وتطبيق Kno