الجزء الثاني من تكوين عمليات جيدة التحديد
مسلسل
الجزء الأول: http://www.bizmanualz.com/articles/02-08-05_Process_Improvement.html؟src=ART83
الأسبوع القادم: التنفيذ
طرحنا الأسبوع الماضي السؤال: كيف تعرف من أين تبدأ؟ كيف يمكنك تحديد فجوة في إحدى العمليات الأساسية لشركتك؟
الجواب: اتبع مسار المال ...
ولكن كيف تتبع مسار الأموال ، وماذا يعني ذلك بالنسبة لعملك؟ للإجابة على هذا السؤال ، دعنا نلقي نظرة على خمس خطوات لتحديد عملياتك الأساسية وأي احتياجات للتغيير.
الخطوة 1: تحديد نموذج عملك
قد يبدو السؤال التالي أساسيًا للغاية ، لكن يجب أن تسأل نفسك أولاً: ما هو العمل الذي أعمل فيه؟ سوف تسأل هذا لأنك تريد تتبع مسار الأموال: لتحديد كيفية جني الأرباح بالضبط ومن أين تأتي هذه الإيرادات. وهذا أيضًا يحدد نموذج عملك ، والذي يحدد كيفية جني الأموال. من خلال فحص نموذج عملك (بما في ذلك بيانات المهمة والرؤية) ، لا ترى فقط كيف يمكنك كسب المال ولكن أيضًا كيف يجب عليك جني الأموال. بعبارة أخرى ، ما الذي يجب أن يحدث في عملك لزيادة الإيرادات - ولكن ليس كذلك ولماذا؟
الخطوة 2: قم بإنشاء خريطة عملية
بمجرد إلقاء نظرة على نموذج عملك ، استمر في متابعة مسار الأموال وتحديد العمليات الأساسية لشركتك في دورة النقد إلى النقد. من خلال القيام بذلك ، يمكنك معرفة العمليات الأكثر أهمية للنجاح الشامل لعملك.
بعد ذلك ، قم بتوصيل العمليات الأساسية في خريطة العملية. قم بربط الموردين والمدخلات والمخرجات والعملاء معًا لمعرفة دورة التحويل النقدي الإجمالية. دعونا نفحص خريطة عملية عالية المستوى.
هنا لدينا دورة الأعمال الكاملة لشركة نموذجية تستخدم طريقة SIPOC ، والتي تربط الموردين بالمدخلات إلى العمليات والمخرجات للعملاء. للتوضيح ، تتدفق خريطة العملية النموذجية مثل ما يلي من اليسار إلى اليمين: يربط المورد شراء المدخلات بعملية المخزون ومبيعات المخرجات ، والتي يتم توصيلها بعد ذلك بالعميل. من هناك ، تتدفق الدورة أيضًا من اليمين إلى اليسار: يربط العميل حسابات المخرجات المدينة بعملية التصنيع بحسابات المدخلات المستحقة الدفع وأخيراً إلى المورد.
مع هذا يمكنك أن ترى الإدارات التي من خلالها التدفقات النقدية. وبمجرد تحديد العمليات الأساسية لشركتك وتفكيكها ، فأنت أقرب إلى الإجابة على السؤال: ما هي العملية التي أبدأ في التحسين؟
الخطوة الثالثة: فحص البيانات المالية
استمر الآن على طول مسار الأموال من خلال النظر في بياناتك المالية ، بما في ذلك الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفق النقدي. تشير بياناتك المالية إلى المكان الذي تتراكم فيه أموالك ، مثل لقطة سريعة لسرعة حسابك حاليًا.
على سبيل المثال ، في شركة تصنيع ، يمكنك تحديد ما إذا كانت هناك أوقات انتظار طويلة بين المبيعات أو أوقات التسليم الطويلة - وكلاهما واضح في المخزون. كما يُظهر المخزون (كما هو موضح في بياناتك المالية) أيضًا تأثيرات الوقت - وما إذا كانت سرعة العملية (أي عملية بطيئة في دورة التحويل تتسبب في فترات انتظار طويلة وفترة انتظار) تتسبب في تراكم البيانات المالية الخاصة بك. اسأل نفسك: "هل عملياتي سريعة بما يكفي لإرضاء عملائي؟"
الخطوة 4: ضبط السرعة
السرعة هي السرعة التي يعمل بها نظامك حاليًا ، على سبيل المثال تسليم البضائع في الوقت المحدد والاستجابة للأوامر. لتصميم عملية فعالة ، ستحتاج إلى معرفة السرعة المحددة التي تحتاجها المنظمة للحفاظ على رضا العملاء الجيد. إذا كانت عملية المخزون تستغرق دورة زمنية طويلة ، بدءًا من المواد الخام وتنتهي بالعميل ، فقد يكون هذا مؤشرًا على سرعة منخفضة. يحدد العملاء السرعة ، وسوف يخبرونك ما إذا كانت سرعة تحول المنتج كافية. ولذا تحتاج الشركات إلى حساب ما هي هذه الوتيرة لإسعاد العملاء.
الخطوة الخامسة: تحديد الرافعة المالية
العنصر الأخير في متابعة مسار الأموال هو مراجعة الرافعة المالية - ما هي عملية التحسين التي ستحقق أقوى عائد على الاستثمار (ROI)؟ ضع في اعتبارك الوقت والمال معًا ، وحدد ما هي العملية غير الفعالة التي تستهلك كل أموالك. لماذا تلتهم هذه العملية أموالك ، وهل يجب أن تكون كذلك؟ لكن ضع في اعتبارك أيضًا عنصر المخاطرة: ماذا سيحدث إذا قمت بإجراء تغيير ، وماذا سيحدث إذا لم أجري أي تغيير؟
لقياس احتياجات عائد الاستثمار ، قم بفحص الأجزاء الخمسة التي ناقشناها حتى الآن: نموذج عملك ، وخريطة العملية ، وبياناتك المالية ، والسرعة ، والفاعلية لإرضاء عملائك. أجب عن هذه الأسئلة الخمسة ، ويجب أن تعرف من أين تبدأ.
دعونا نلقي نظرة على مثال في اللعب ...
مراجعة دراسة حالة لعمليات الأعمال الأساسية
كانت إحدى الشركات المصنعة المهتمة بجودة ISO 9001 تعاني من ضعف خدمة العملاء وانخفاض شديد في المخزون ، وتحتاج إلى المساعدة. تصور الشركة